Сотрудники по всей России и за рубежом: как наладить учет и избежать штрафов
Расширение бизнеса за пределы "домашнего" региона – это новые возможности, но и новые вызовы для бухгалтерии и кадровой службы. Оформление удаленных работников, расчет налогов и взносов с учетом разных юрисдикций, ведение кадрового учета на расстоянии – каждая ошибка грозит крупными штрафами от ФНС, трудовой инспекции и фондов. Этот кейс показывает, как профессиональное сопровождение решает все сложности "дистанционного" найма, обеспечивая легальность и спокойствие.
Апрель 2025
Санкт-Петербург
Юридические риски удаленного найма: невидимые границы ответственности
Основная "боль" при найме сотрудников в других регионах или странах – страх несоответствия законам. Неправильное оформление дистанционного договора (не те формулировки, отсутствие обязательных условий), ошибки в определении места выполнения работы (влияет на постановку на учет в ФСС и расчет некоторых взносов), незнание специфики местного законодательства (для зарубежных сотрудников) – все это может привести к:
- Штрафам до 100 000 руб. за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Проблемам с налоговым вычетом по НДФЛ (если работник зарегистрирован в другом регионе).
- Претензиям от региональных фондов (ПФР, ФСС) за неуплату или неверный расчет взносов.
- Сложностям при проверках из-за рассредоточенности документов.
- В этом кейсе компании требовалось оформить 3 новых сотрудника: двух в разных городах России (например, Екатеринбург и Краснодар) и одного в стране ЕАЭС, сохранив полную юридическую чистоту.
Комплексное решение: от кадров до налогов в разных локациях
Профессиональное сопровождение охватило все аспекты:
Безупречное кадровое оформление:
Налогообложение и взносы с учетом локации:
Безупречное кадровое оформление:
- Разработка и заключение дистанционных трудовых договоров, соответствующих ТК РФ, с четким указанием места работы сотрудника (домашний адрес или иное согласованное место).
- Оформление всех сопутствующих документов: приказов о приеме, должностных инструкций, согласий на обработку персональных данных с учетом требований 152-ФЗ, правил трудового распорядка для дистанционников.
- Организация электронного документооборота с ЭЦП для подписания кадровых документов.
- Своевременная подача отчетности СЗВ-ТД в ПФР с указанием места работы.
Налогообложение и взносы с учетом локации:
- Точный расчет НДФЛ (13%) с учетом возможных региональных вычетов, если они предусмотрены законодательством субъекта РФ, где зарегистрирован сотрудник. Своевременное перечисление налога в ИФНС по месту регистрации работодателя (ООО).
- Взносы на ОПС (22%), ОМС (5.1%), ВНиМ (2.9% - с учетом лимита базы) уплачиваются в ФНС по месту регистрации работодателя, независимо от места нахождения сотрудника.
- Взносы на травматизм (от 0.2% до 8.5%) уплачиваются в ФСС по месту регистрации работодателя, если иное не предусмотрено международными договорами (для зарубежных сотрудников требовался отдельный глубокий анализ).
- Для сотрудника в стране ЕАЭС: анализ применения Соглашения о пенсионном обеспечении, правильности уплаты ПНС (Платеж на социальное обеспечение) вместо российских пенсионных взносов (если применимо), учета налога на доходы у источника (репатриационный налог) согласно налоговому соглашению.
Результат: нулевые штрафы и уверенность в завтрашнем дне
Профессиональное сопровождение охватило все аспекты:
Безупречное кадровое оформление:
Налогообложение и взносы с учетом локации:
Правильное начисление страховых взносов:
Централизованный кадровый учет: Внедрение системы для эффективного учета рабочего времени (если требуется), отпусков, больничных листов (с получением электронных листков нетрудоспособности - ЭЛН) всех удаленных сотрудников в единой базе.
Безупречное кадровое оформление:
- Разработка и заключение дистанционных трудовых договоров, соответствующих ТК РФ, с четким указанием места работы сотрудника (домашний адрес или иное согласованное место).
- Оформление всех сопутствующих документов: приказов о приеме, должностных инструкций, согласий на обработку персональных данных с учетом требований 152-ФЗ, правил трудового распорядка для дистанционников.
- Организация электронного документооборота с ЭЦП для подписания кадровых документов.
- Своевременная подача отчетности СЗВ-ТД в ПФР с указанием места работы.
Налогообложение и взносы с учетом локации:
- Точный расчет НДФЛ (13%) с учетом возможных региональных вычетов, если они предусмотрены законодательством субъекта РФ, где зарегистрирован сотрудник. Своевременное перечисление налога в ИФНС по месту регистрации работодателя (ООО).
Правильное начисление страховых взносов:
- Взносы на ОПС (22%), ОМС (5.1%), ВНиМ (2.9% - с учетом лимита базы) уплачиваются в ФНС по месту регистрации работодателя, независимо от места нахождения сотрудника.
- Взносы на травматизм (от 0.2% до 8.5%) уплачиваются в ФСС по месту регистрации работодателя, если иное не предусмотрено международными договорами (для зарубежных сотрудников требовался отдельный глубокий анализ).
- Для сотрудника в стране ЕАЭС: анализ применения Соглашения о пенсионном обеспечении, правильности уплаты ПНС (Платеж на социальное обеспечение) вместо российских пенсионных взносов (если применимо), учета налога на доходы у источника (репатриационный налог) согласно налоговому соглашению.
Централизованный кадровый учет: Внедрение системы для эффективного учета рабочего времени (если требуется), отпусков, больничных листов (с получением электронных листков нетрудоспособности - ЭЛН) всех удаленных сотрудников в единой базе.
Вопросы по налогам? Или нужен опытный бухгалтер?
Просто позвоните или напишите нам!
Напишите ваш вопрос на debet008@gmail.com, звоните или пишите в удобные для вас мессенджеры.
С радостью поможем!
С радостью поможем!