Ведение бухгалтерии для ИП: 20 острых вопросов и честные ответы от экспертов

Основные меры:
1) Профессионализм: Используйте квалифицированных бухгалтеров (штатных или аутсорсинг) и современное облачное ПО (1С, Контур и т.д.) с автоматической проверкой ошибок.
2) Внутренний контроль: Внедрите двойную проверку критических операций (начисление налогов, зарплаты, сдача отчетности).
3) Актуализация знаний: Регулярное обучение бухгалтера/отдела.
4) Своевременность: Никогда не затягивайте со сдачей отчетности и уплатой налогов.
5) Работа с первичкой: Тщательная проверка всех поступающих документов (счета-фактуры, акты) на корректность реквизитов и обоснованность.
6) Сверки: Регулярные сверки с контрагентами и бюджетами (ИФНС, ФСС, ПФР) через личные кабинеты.

Выбор зависит от множества факторов: вид деятельности, планируемые доходы/расходы, количество/тип сотрудников, клиентская база (плательщики НДС или нет), необходимость экспорта/импорта. Анализ: Сравните расчеты налоговой нагрузки на каждом доступном режиме для ваших прогнозных финансовых показателей. Учитывайте не только %, но и базу (доходы или доходы-расходы), страховые взносы. Смена режима: Актуальна при значительном росте/падении выручки, изменении структуры расходов, выходе на лимиты УСН (доходы, остаточная стоимость ОС, число сотрудников), начале работы с НДС-контрагентами. Смена обычно возможна только с нового года, уведомление подается до 31 декабря (кроме вновь созданных ООО).

1) Выбор оптимального режима (см. вопрос 2).
2) УСН "Доходы минус расходы": Тщательный учет всех обоснованных и документально подтвержденных расходов из перечня ст. 346.16 НК РФ.
3) УСН "Доходы": Максимальное использование вычета на страховые взносы (до 50% от налога).
4) Оптимизация ФОТ: Легальное оформление отношений (ГПХ вместо трудового договора – осторожно, есть ограничения и риски переквалификации), применение пониженных тарифов взносов (если деятельность подпадает), использование патента ИП для определенных задач (с осторожностью и учетом экономии).
5) Инвестиционные вычеты: Использование льгот по налогу на прибыль для инвестиций в НИОКР, модернизацию (на ОСНО).
6) Вмененный доход (ЕНВД): Только если еще действует в вашем регионе для вашего вида деятельности. ВАЖНО: Избегайте "серых" схем (дробление бизнеса без реального разделения функций/рисков, фиктивные контрагенты, необоснованные расходы) – ФНС активно их выявляет.

1) Оформление: Обязателен трудовой договор (ТД) с указанием "дистанционный характер работы" (ст. 312.1 ТК РФ). Допускается электронный документооборот (ЭДО) с усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) для подписания ТД и иных документов.
2) Трудовая книжка: С 01.01.2025 информация вносится только в электронном виде (ЭТК).
3) Налоги и взносы: Удерживается и перечисляется НДФЛ (13% для резидентов) по месту регистрации работодателя. Страховые взносы (ОПС, ОМС, ВНиМ) платятся в обычном порядке по общим тарифам.
4) Гарантии: Дистанционщики имеют те же права, что и офисные сотрудники (отпуск, больничные и т.д.).
5) Оборудование: Четко прописывайте в ТД, кто предоставляет оборудование/программы и компенсирует связанные с работой расходы (интернет, электричество).

Подготовка (до проверки):
1) Порядок в документах: Ведение полного и актуального бухгалтерского и налогового учета. Хранение первички в соответствии со сроками (минимум 5 лет).
2) Внутренние регламенты: Наличие утвержденных учетной политики, графика документооборота.
3) Сверки: Регулярные сверки с ИФНС, контрагентами.
4) Анализ рисков: Самостоятельная проверка на "красные флаги" (убытки, сомнительные контрагенты).

Во время проверки:
1) Юрист/Бухгалтер: Присутствие компетентного представителя (бухгалтера, юриста).
2) Требование: Получите письменное решение о проведении проверки, проверьте полномочия инспекторов.
3) Документы: Предоставляйте только запрошенные документы в установленный срок. Фиксируйте факт передачи описью.
4) Объяснения: Давайте письменные объяснения, подготовленные с юристом/бухгалтером, на основе документов.
5) Не паниковать: Сохраняйте спокойствие и деловой тон.

Причины блокировки (ст. 76 НК РФ): Чаще всего – непредставление налоговой декларации (более 10 рабочих дней просрочки), неуплата налога/штрафа/пени по требованию ФНС, непредставление пояснений на уведомление о выявлении несоответствия по НДС или о невозможности подтвердить сделку с контрагентом.

Действия:
1) Срочно проверьте ЛК ЮЛ на сайте ФНС: Там будет решение о блокировке с указанием причины.
2) Устраните причину: Немедленно сдайте просроченную отчетность, оплатите задолженность по требованию, представьте запрошенные документы/пояснения.
3) Подайте заявление о разблокировке: Через ЛК ЮЛ после устранения причины.
4) Сроки: ФНС обязана разблокировать счет в течение одного рабочего дня после получения заявления и подтверждения устранения причины.

Профилактика: Соблюдайте сроки сдачи отчетности и уплаты налогов, оперативно реагируйте на требования и уведомления из ИФНС.

Ключевое правило: расходы должны быть
1) Экономически обоснованными (направлены на получение дохода).
2) Документально подтвержденными (первичные документы: договоры, счета, акты, накладные, платежки).
3) Отнесены к закрытому перечню ст. 346.16 НК РФ.

Важные моменты:
Зарплата: Начислена по трудовым договорам, выплачена, уплачены взносы.
Закупки у поставщиков: Проверьте их добросовестность (не однодневки). Получите корректно оформленные счета-фактуры (хотя НДС вы не платите, СФ – часть первички).
Амортизация: Только для ОС, введенных в эксплуатацию и оплаченных (для УСН).
Косвенные расходы (аренда, связь и т.д.): Учитываются в момент оплаты.

Товары: Учитываются в расходах после оплаты поставщику и реализации покупателю.
Внимание! Расходы на личные нужды учредителя, "непрозрачные" комиссии, выплаты без документов – гарантированно снимут.

1) Пониженные тарифы: Проверьте, относится ли ваш вид деятельности к льготным категориям (IT, соц.обслуживание, производство, резиденты ТОР/СПВ и др. – ст. 427 НК РФ). Требуется соответствие основному коду ОКВЭД и условиям (доля доходов, средняя з/п).
2) Гражданско-правовые договоры (ГПХ): Взносы платятся только на ОПС и ОМС (22% и 5.1% в 2025), взносы на ВНиМ (соцстрах) – только если прописано в договоре.
Важно: Нельзя массово заменять трудовые договоры на ГПХ для постоянных функций – ФСС и суды переквалифицируют.

3) Оптимизация структуры выплат: Часть вознаграждения можно оформлять как компенсационные выплаты (не облагаются взносами, если предусмотрены законом/трудовым договором и обоснованы), использовать материальную помощь в пределах необлагаемых сумм.
4) Патент для ИП: Поручение части работ ИП на патенте (но это должен быть реальный ИП с обособленной деятельностью, а не "замаскированный" сотрудник).
Избегайте: "Серых" зарплат, фиктивного ИП без реального бизнеса.

Частота: Обязательно – перед заключением первой сделки с новым контрагентом. Рекомендуется – периодически (раз в квартал/полгода/год) для ключевых и крупных контрагентов, а также при любых "тревожных сигналах" (задержки оплаты/поставок, изменения реквизитов, негативная информация).

Методы проверки:
1) Бесплатные ресурсы ФНС: Сервис "Прозрачный бизнес" (risks.nalog.ru) – проверка регистрации, массовости адреса/руководителя, нахождения в реестре дисквалифицированных лиц, участия в "дроблении", наличия задолженности.
2) Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП: Актуальность сведений, уставный капитал, виды деятельности.
3) Финансовые показатели: Бух. отчетность (если обязаны сдавать) на сайте ФНС или СПАРК/Интегрум (платно).
4) Судебные базы: Проверка на банкротство, участие в арбитражных делах (kad.arbitr.ru).
5) Сайт и репутация: Поиск отзывов, информации в интернете.
Документирование: Сохраняйте результаты проверки (скриншоты, выписки) – это доказательство "должной осмотрительности" при спорах с ФНС.

УСН "Доходы" не учитывает расходы для расчета налога, поэтому для понимания реальной прибыли нужен управленческий учет:
1) Учет всех доходов: Фиксация всей выручки (не только учитываемой для УСН).
2) Учет всех расходов: Регулярно собирайте и классифицируйте все затраты компании: закупки товаров/услуг, зарплата (и взносы!), аренда, связь, реклама, амортизация (если есть ОС), налоги (кроме УСН), проценты по кредитам и т.д.
3) Формирование Отчета о Прибылях и Убытках (ОПУ): Сопоставляйте общую выручку и общие расходы за период.
4) Анализ маржинальности: Расчет прибыли по отдельным проектам, товарам, направлениям (Выручка - Прямые расходы).
Инструменты: Специализированное ПО для управленческого учета, отдельная эксель-таблица или даже "бумажный" журнал. Ключ – дисциплина и полнота учета всех денежных потоков.

Типичные ошибки: Отсутствие обязательных реквизитов (дата, номер, наименование контрагентов, предмет, сумма, подписи/печати), несоответствие данных в разных экземплярах (у продавца и покупателя), арифметические ошибки, подписи неуполномоченных лиц, отсутствие документов, подтверждающих факт выполнения работ/оказания услуг (акты), оформление документов задним числом без реального основания.
Как избежать:
1) Шаблоны: Используйте стандартные, проверенные шаблоны документов.
2) Проверка: Внедрите процедуру обязательной проверки первички бухгалтерией/руководителем до оплаты или отражения в учете.
3) Обучение: Обучите менеджеров, закупщиков, кладовщиков правилам оформления.
4) ЭДО: Используйте ЭДО с КЭП – снижает риск ошибок при передаче и гарантирует подлинность.
5) Регламент: Четкий регламент работы с первичкой (сроки сдачи, ответственные).

Основное правило: Организации на УСН не являются плательщиками НДС (ст. 346.11 НК РФ). Исключения (когда УСН-ник обязан уплатить НДС):
1) Ввоз товаров на территорию РФ (импорт).
2) Выполнение обязанностей налогового агента по НДС (например: аренда госимущества, покупка товаров/услуг у иностранных лиц, не состоящих на учете в РФ; реализация конфиската, клада; реализация на территории РФ товаров иностранных лиц, не состоящих на учете в РФ – по посредническим договорам).
3) Выставление счета-фактуры с выделенной суммой НДС. Если УСН-ник по своей инициативе выставляет СФ с НДС, он обязан уплатить этот НДС в бюджет и сдать декларацию по НДС. Важно: Обычно УСН-ники работают без НДС, что может быть минусом для контрагентов-плательщиков НДС.

Порядок:
1) Принятие решения: Общее собрание участников оформляет протокол/решение о выплате дивидендов, исходя из чистой прибыли по данным бухучета.
2) Расчет налога: С суммы дивидендов, выплачиваемых физлицу-резиденту РФ, удерживается НДФЛ по ставке 13%.
3) Удержание и перечисление: Налог удерживается компанией (налоговым агентом) в момент выплаты дивидендов и перечисляется в бюджет не позднее следующего рабочего дня.
4) Отчетность: Сведения о выплаченных дивидендах и удержанном НДФЛ отражаются в Расчете 6-НДФЛ (за квартал выплаты) и Справке 2-НДФЛ (за год).

Важно: Нельзя выплачивать дивиденды, если компания не имеет чистой прибыли по БУ, если не полностью оплачен УК, если есть признаки банкротства или стоимость чистых активов меньше УК и резервного фонда. Для учредителей-юрлиц ставка налога на прибыль с дивидендов – 13% (если доля > 50% и срок владения > 365 дней, то 0%).

"Дробление" – искусственное разделение единого бизнеса на несколько юрлиц (ООО) и/или ИП с целью применения спецрежимов (УСН, ПСН, ЕНВД) или пониженных тарифов взносов, когда по факту деятельность ведется как единое целое.
Признаки дробления: Общие контрагенты/клиенты, общее имущество/офис/склад, взаимозависимость учредителей/руководителей, перекрестное финансирование, единый технологический процесс, распределение заказов/выручки между "осколками" для соблюдения лимитов УСН.
Почему ФНС против: Это способ уклонения от налогов (НДС, налог на прибыль по полной ставке, страховые взносы по общим тарифам), который нарушает принцип справедливости налогообложения.
Последствия: ФНС вправе доначислить налоги, пени и штрафы всем участникам схемы, как будто они были единым налогоплательщиком на ОСНО, сняв расходы и вычеты. Риск уголовной ответственности.
Как избежать: Каждое юрлицо/ИП должно быть самостоятельным: свой персонал, активы, договоры, риски, экономическая цель, клиентская база. Отсутствие признаков взаимозависимости и искусственности.

Процесс:
1) Решение и уведомление: Решение участников, уведомление ИФНС (форма Р15001), публикация в "Вестнике госрегистрации".
2) Инвентаризация: Полная инвентаризация имущества и обязательств.
3) Расчеты: Погашение задолженности перед бюджетами (налоги, взносы), контрагентами, сотрудниками (зарплата, компенсации).
4) Реализация имущества: Продажа оставшегося имущества. Вырученные средства идут на погашение оставшихся долгов.
5) Составление ликвидационного баланса: Промежуточный (после расчетов с кредиторами) и окончательный (после продажи имущества и расчетов с участниками).
6) Распределение имущества: Оставшееся после всех расчетов имущество распределяется между участниками пропорционально долям.

Налоги:
1) Уплачиваются все недоимки, пени, штрафы.
2) При реализации имущества в ходе ликвидации возникает налоговая база по налогу на прибыль (для ООО) или НДФЛ (при получении имущества участниками - физлицами, исходя из рыночной стоимости, за минусом их вкладов в УК).

Отчетность: Сдается последняя налоговая и бухгалтерская отчетность. Важно: Ликвидация должна быть реальной, а не способом уйти от долгов – это чревато субсидиарной ответственностью учредителей/руководителя.

Обязанность: Применять ККТ обязаны почти все при расчетах с физлицами и ИП (БСО заменены чеками), а также при расчетах между юрлицами/ИП наличными или электронными средствами платежами (карты, электронные кошельки).

Основные требования:
1) Регистрация ККТ в ФНС через ЛК.
2) Фискальный накопитель (ФН) с актуальным сроком действия.
3) Договор с Оператором Фискальных Данных (ОФД).
4) Формирование чека: Чек должен содержать все обязательные реквизиты (ФФД 1.2), включая наименование товара/услуги, количество, цену, ставку/сумму НДС (даже если вы его не плательщик!), признак расчета, данные продавца, QR-код.
5) Передача чека: Покупателю (физлицу) – электронный (SMS/email) или бумажный чек. Юрлицу/ИП – только электронный чек. Штрафы (ст. 14.5 КоАП РФ): Для юрлиц: Неприменение ККТ – 75-100% суммы расчета, но не менее 40 тыс. руб. Нарушение порядка/сроков применения ККТ (неправильный чек, сломанная ККТ, просроченный ФН и т.д.) – предупреждение или штраф 5-10 тыс. руб. для должностных лиц, 30-40 тыс. руб. для юрлиц.
Важно: Следите за изменениями в перечне исключений (некоторые услуги физлицам, мелкая торговля с лотка и т.д.).

Действия по взысканию:
1) Претензия: Направление официальной письменной претензии с требованием оплаты и пеней.
2) Досудебное урегулирование: Обязательно для юрлиц, если это предусмотрено договором или законом.
3) Иск в арбитражный суд.
4) Работа с долгом: Продажа долга коллекторам или факторинг.

Влияние на налоги (УСН "Доходы-расходы"):
1) Реализованный товар/услуга: Доход признается на дату отгрузки (даже если оплаты нет!).
2) Расходы на приобретение этого товара/сырья: Учитываются в момент оплаты поставщику.
3) Безнадежный долг: Если долг признан безнадежным (истек срок исковой давности - 3 года, ликвидация контрагента, решение суда о невозможности взыскания), его сумму можно списать в расходы на УСН "Доходы-расходы", уменьшив налогооблагаемую базу.

Необходимо документальное подтверждение безнадежности! (акт инвентаризации, приказ руководителя, документы, подтверждающие основание списания). На УСН "Доходы" списание долга не влияет на налог.

Обязательные элементы:
1) Трудовые договоры (ТД) по форме ст. 57 ТК РФ.
2) Приказы: О приеме, переводе, отпуске, увольнении, взыскании, поощрении.
3) Личные карточки (Т-2) – пока ведутся, но с 01.01.2025 основным документом станет ЭТК.
4) Трудовые книжки (до конца 2024): Оформление, ведение, хранение, выдача при увольнении.
5) График отпусков.
6) Табель учета рабочего времени (Т-12/Т-13 или электронный).
7) Локальные нормативные акты (ЛНА): Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, инструкции по охране труда и др.

Риски:
1) Штрафы ГИТ: За отсутствие ТД, ЛНА, нарушение сроков выплаты зарплаты, неправильное оформление увольнения (ст. 5.27 КоАП РФ – до 50 тыс. руб. на юрлицо).
2) Судебные иски сотрудников: О взыскании зарплаты, компенсаций, восстановлении на работе.
3) Налоговые риски: Неправильный расчет НДФЛ и взносов из-за ошибок в учете отработанного времени, начислений и удержаний.
4) Риски переквалификации ГПХ в трудовые. Рекомендация: Тщательное оформление, знание ТК РФ, использование специализированных программ.

1) Точный прогноз доходов: На основе планов продаж, истории, сезонности.
2) Расчет налоговых платежей: Составьте календарь налогов (даты и примерные суммы): НДФЛ (ежемесячно или в день выплаты зарплаты), страховые взносы (ежемесячно до 28-го), налог по УСН (авансы ежеквартально до 28-го, годовой до 31 марта), налог на имущество (ежеквартально/годовой), транспортный/земельный налоги (ежегодно). Учитывайте возможные изменения (рост ФОТ, покупка имущества).
3) Учет других обязательных платежей: Аренда, кредиты, закупки сырья, коммунальные платежи.
4) Формирование "налогового резерва": Откладывайте часть выручки на отдельный субсчет или счет специально для налогов.
5) Регулярный мониторинг: Свежий платежный календарь (на неделю/месяц/квартал), ежедневный контроль остатков на счетах.
6) Инструменты: Используйте функции планирования в банк-клиенте или бухгалтерском ПО.
7) Взаимодействие: Бухгалтерия должна регулярно (минимум раз в месяц) информировать руководителя о предстоящих платежах и состоянии расчетов.